Un semplice metodo pratico in 9 punti per migiorare la vostra produttività

Buona giornata a tutti. Oggi riprendo un post che qualche giorno fa ho pubblicato sul blog my-operatingsystem. La gestione del tempo è infatti una abilità core che dobbiamo acquisire e non può prescindere da tutto il resto. Efficacia ed efficienza infatti devono andare a braccetto con priorità sulla prima: importante fare bene le cose giuste ... fare bene le cose sbagliate non aiuta molto e spesso può essere anche peggio che farle male.

Vi racconterò quindi alcuni trucchi che vi renderanno da subito più produttivi.

Trucco 1) 
Prendetevi ogni giorno del tempo per definire i 3-4 MIT (Mosti Important Task) della giornata ossia le tre quattro (ma va bene anche 2) più importanti cose da fare "in questa giornata".
Questo vi manterrà focalizzati e terrà conto del fatto che non è possibile fare troppe cose (chi troppo vuole nulla stringe) e inoltre che non è possibile focalizzarsi sulle cose importanti se non si sa quali sono (non c'è vento favorevole per il marinaio che non conosce la propria meta).

Trucco 2) 
Evitate il multitasking. Lavorate ad una sola cosa per volta perchè purtroppo non siamo capaci di farne bene più di una alla volta. Se lavorate ad una sola cosa per volta la farete meglio e la probabilità di fare errori diminuirà drasticamente.

Trucco 3) 
Definite una routine del mattino, qualunque essa sia (abbondante colazione + camminata, ...). Per molte persone, ad esempio, fare dell'esercizio fisico ed una abbondante colazione, influenza in modo positivo l'intera giornata. Definite quindi la vostra routine che se fatta influenza in modo positivo l'intera vostra giornata.

Trucco 4) 
Utilizzate strumenti che vi permettano di elaborare rapidamente i flussi informativi a seconda dei vostri interessi. Aggregatori di notizie e cose simili. Questo vi permetterà di mantenervi aggiornati su attualità e interessi specifici in breve tempo.

Trucco 5) 
Siate sintetici e andate al punto. Ad esempio, limitate le vostre email a 5-6 frasi o anche meno.

Trucco 6)
Trovate un modo per dare priorità alle cose importanti e fatele abbastanza presto, prima che diventino anche urgenti. Passate la maggior parte del vostro tempo sulle cose importanti e non ancora urgenti (come ci insegna Covey).

Trucco 7)
Eliminate tutte le cose che potete dalla lista di cose da fare (to do list), automatizzate tutto quello che può essere automatizzato utilizzando la tecnologia o semplicemente dei template (dei moduli standard) e delegate tutto ciò che non richiede la vostra personale attenzione ricordandovi poi di verificare il risultato.

Trucco 8)
Lavorate se possibile offline per evitare distrazioni. Internet è molto utile ma è anche una sorgente di tentazioni e distrazioni. Se avete difficoltà ad evitare le distrazioni, lavorate offline per forzarvi a mantenervi focalizzati e con la necessaria concentrazione.

Trucco 9)
Fate prima le cose che sareste tentati di procastinare. La  vostra giornata passerà meglio se queste cose non rimarranno nella vostra mente come un peso a portarvi via importanti energie psicofisiche.

In estrema sintesi. Non c'è bisogno di incredibili strumenti tecnologici o meno per essere produttivi. Bastano alcune buone e semplici abitudini.

Risparmiare tempo leggendo i riassunti

Finalmente dopo tanto tempo e tante promesse riesco a scrivere un breve post. L'occasione me la fornisce questo sito in cui mi sono imbattuto quasi per caso. Si tratta di un sito che ti mette a disposizione diversi riassunti di libri per la formazione e la crescita personale.
Non si tratta quindi di un sistema che ti aiuta a gestire il tempo, ma di un metodo per risparmiare tempo.
E' certamente vero che, se le conosci, le tecniche di lettura veloce, la fotolettura,  puoi risparmiare tempo perchè puoi leggere molto rapidamente un libro o un testo che ti interessa. Tuttavia se invece di leggere un libro di 300 pagine puoi leggere un condensato di 10-15 pagine hai certamente risparmiato del tempo che puoi dedicare ad altro.
Per scoprire come funziona puoi guardare il video di 2 minuti che trovi a questa pagina: OneMinuteClub.it
Puoi anche scaricare direttamente il campione gratuito "10 minuti - 10 mesi - 10 anni" di Suzy Welch.
Fammi poi sapere, se ti fa piacere, quali sono le tue impressioni lasciando un commento sul blog.
Buona lettura!

Un immagine per riflettere

Oggi ho stampato questa immagine e l'ho appesa in una delle pareti del mio ufficio. Non avevo mai trovato un'immagine che così chiaramente presenti i concetti chiave del metodo di gestione del tempo di Stephen Covey. 

Se vuoi fare centro devi fare prima di tutto le cose importanti e non urgenti perché queste sono le opportunità e ciò che avrà effetto nel medio e lungo termine. 

Certamente spesso dobbiamo fare cose importanti e anche urgenti ma questi sono ormai i problemi che dobbiamo risolvere e in genere qui abbiamo poca scelta. Queste cose vanno fatte e basta, perchè non sono più procrastinabili. 

Le cose non importanti vengono certamente dopo, nel senso che le facciamo solo se abbiamo del tempo libero e non sbagliamo ad agire in questo modo proprio perchè queste cose non sono importanti. Se possibile potremmo cercare di delegarle. 

Dalle cose non importanti e nemmeno urgenti dovremmo addirittura fuggire evitandole in tutti i modi possibili.

Tutto questo è certamente condivisibile ma la cosa difficile è decidere non tanto se una cosa è urgente o meno (questo in genere è abbastanza chiaro ... se qualcosa va fatta entro una certa data ... e quella data è molto vicina rispetto al tempo che questa cosa richiede possiamo dire che la cosa è urgente), quanto piuttosto decidere se la cosa è o meno importante.

L'importanza infatti dipende dai nostri obiettivi, dalla nostra mission e dalla nostra vision, ammesso che li abbiamo definiti. Voi lo avete fatto?

Al prossimo post,

Roby

Un piccolo segreto sulla gestione del tempo

Ci sono diversi metodi di gestione del tempo in circolazione.
Io sono sempre più convinto che la cosa più importante sia rendersi conto che la capacità di gestire il tempo sia una delle competenze più importanti.
Subito dopo è fondamentale iniziare il vostro personale cammino di costruzione del vostro personale metodo di gestione del tempo.
Pensare e basta non è sufficiente ... bisogna fare!
Una volta trovato il vostro metodo potrete migliorarlo nel tempo.
Ma gestire il tempo non serve a molto se non abbiamo energia per fare le cose.
Ho trovato molto interessante a tale proposito l'e-book totalmente gratuito che con un linguaggio chiaro e semplice vi spiega cos'è la luce full spectrum e cosa può fare per la vostra salute e per il vostro benessere.
Potete scaricare gratuitamente l'e-book da questo link:
 Vivere Sani e Felici Con La Luce Full Spectrum

Fare prima le cose importanti

Una delle lezioni più importanti sul Time Management raccontata da Stephen Covey attraverso un gioco.
Godetevi questo magnifico video e meditate.

Una storia importante!

Vi racconterò una storia che ho letto qualche tempo perchè mi ha molto colpito.

"Un maestro un giorno portò alla sua classe un grande barattolo di vetro vuoto e lo iniziò a riempire di sassi bianchi. Chiese poi ai suoi studenti se il barattolo fosse pieno e gli alunni risposero che lo era.

Il maestro allora prese un sacchetto di ghiaia e lo versò nel barattolo. Lo scosse e i sassolini si posizionarono negli spazi vuoti tra i sassi. Chiese di nuovo ai suoi studenti se il barattolo fosse pieno e questi risposero di si. 

Il maestro prese allora un sacchetto di sabbia e lo versò nel barattolo. Lo scosse e e la sabbia si posizionò negli spazi vuoti. Chiese di nuovo ai suoi studenti se il barattolo fosse pieno e questi risposero che ora lo era.

Il maestro prese allora un bicchiere d'acqua e lo versò piano piano nel barattolo. L'acqua entrò occupando gli spazi ancor vuoti. I ragazzi sorrisero.

Il maestro allora disse agli studenti: Consideriate questo barattolo come la vostra vita. I sassi sono le cose importanti: la vostra famiglia, i vostri bambini, la vostra salute, i vostri amici e le vostre passioni; le sole cose che renderebbero la vostra vita ancora piena se tutto il resto andasse perduto. I sassolini sono le altre cose importanti, come il vostro lavoro, la casa, la macchina … la sabbia, l'acqua sono tutto il resto: le piccole cose.

Se voi mettete nel barattolo prima l'acqua e la sabbia non ci sarà spazio nè per la ghiaia nè per i sassi. Lo stesso vale per la vita: se spendete tutto il vostro tempo e le vostre energie sulle piccole cose, non avrete più spazio per le cose che sono importanti."

Dedicate tempo alle cose importanti, giocate con i vostri bambini, portate il vostro compagno a cena fuori, passate del tempo con i vostri genitori fino a che ci sono, dedicatevi alle vostre passioni, tanto ci sarà sempre tempo per fare le pulizie di casa o guardare la televisione.

Per capire quali sono i sassi della vostra vita chiedetevi quali tra le attività che state facendo avranno conseguenze nella vostra vita tra qualche anno.

Lasciate perdere le cose superflue come navigare su internet senza meta, guardare sempre i soliti programmi alla televisione.

Mettete nel giusto ordine le cose iniziando la giornata con le cose importanti. Molte persone iniziano la giornata controllando la posta elettronica o leggendo il giornale su internet per poi accorgersi che è passata la mattinata senza aver combinato nulla di buono.

Una lezione magistrale sulla gestione del tempo

Mentre qualche tempo fa ero alla ricerca di ogni sorta di materiale sulla gestione del tempo mi sono imbattuto nella figura di Randy Pausch, professore della Carnegie Mellon University.

Randy, quando era all'apice della sua carriera scoprì di avere un cancro che gli avrebbe dato al massimo 6 mesi di vita.

Invece di abbattersi decise di sfruttare al meglio il tempo che gli rimaneva e qualche mese dopo tenne una famosa lezione sulla gestione del tempo.

Ecco il video di questa famosa lezione:



Se avete un'ora di tempo, anche ora, prima di iniziare questo percorso che vi porterà a diventare padroni del vostro tempo, vi consiglio di guardarlo perchè contiene molte informazioni utili e spunti su cui riflettere.

In ogni caso nei prossimo post ripercorrerò a sommi capi i contenuti di questa famosa lezione.

Ricordate la frase di Benjamin Franklin "Il tempo è denaro"?

Vi siente mai chiesti quanto vale un'ora del vostro tempo?

Il tempo è denaro e come il denaro va gestito.

Una cattiva gestione del tempo si traduce in uno dei mali dei nostri giorni: lo stress.

Gestire bene il tempo è un consiglio di vita: un consiglio per vivere meglio.

Ricordiamoci sempre infatti che l'obiettivo finale è divertirsi, stare bene.